نکاتی درباره تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس که باید بدانید!

استقرار و راه‌اندازی کال‌سنتر یکی از آن کارهایی است که نیازمند بررسی‌، برنامه‌ریزی و البته تخصص زیادی دارد. از آماده‌سازی شرح نیاز و پیدا کردن یک شرکت معتبر گرفته تا فراهم کردن فضای مناسب، تهیه سخت‌افزارها و چیدمان کانترها همه و همه نیاز به صرف وقت، انرژی و حساسیت زیادی دارند. یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید پیش از راه‌اندازی به آن توحه زیادی کنید، تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس است. دانستن این موضوع به شما کمک می‌کند تا هزینه‌هایتان را پیش‌بینی کنید و بدانید برای داشتن یک مرکز تماس به چه تجهیزات و چه شرایط نگهداری نیاز دارید. وقتی صحبت از تجهیزات مرکز تماس هوشمند می‌شود ممکن است ذهن به سمت تمام اجزای یک Call Center مثل کانترها و چگونگی چیدمان برود؛ اما ما در این آموزش قصد داریم درباره تجهیزات مرتبط با راه‌اندازی نرم‌افزار مرکز تماس مثل سرور، مبدل‌های خط تلفن، هدست مرکز تماس، تلفن‌تحت شبکه و … صحبت کنیم.

پیش از انتخاب تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس، راه‌اندازی خط تلفن ثابت

خط تلفن یکی از مهم‌ترین الزامات یک مرکز تماس است و انتخاب درست آن با کیفیت مکالمات شما رابطه مستقیم دارد. در ایران خطوط تلفن مختلفی مثل خط تلفن آنالوگ، خط تلفن ایوان و خط تلفن اینترنتی یا سیپ ترانک داریم که باید بر اساس ویژگی‌های خط و نیازهایی که دارید آن را انتخاب کنید.

خط تلفن آنالوگ دیگر گزینه مناسبی برای یک مرکز تماس نیست و بهتر است از میان خط تلفن ایوان و خطوط سیپ ترانک خط تلفن ثابت خود را انتخاب کنید. ویژگی مشترک این خطوط این است که می‌توانید با یک سرشماره روی سیپ ترانک به تعداد دلخواه و روی خط e1 حداقل 30 کانال دریافت کنید. کانال‌ها تعداد تماس‌های همزمان یک سرشماره را مشخص می‌کنند.

«برای ارتباط تمام خطوط تلفن ثابت با نرم‌افزار مرکز تماس نیاز به گیت‌وی ویپ (مبدل خط تلفن ثابت) دارید»

مبدل خط تلفن، پل ارتباطی بین خطوط و نرم‌افزار Call Center

بعد از انتخاب و خرید خط تلفن ثابت، نوبت به انتخاب گیت‌وی ویپ می‌رسد. گیت‌وی‌ها چندین مدل دارند، چیزی که به درد شما به عنوان یکی از تجهیزات مرکز تماس می‌خورد، گیت‌وی ای‌وان (E1) و گیت‌وی FXO است. اگر برای راه‌اندازی مرکز تماس خط تلفن ایوان از مخابرات تهیه کرده باشید مبدل ایوان پل ارتباطی میان خط تلفن و نرم‌افزار کال‌سنتر خواهد بود.

برای ارتباط خط تلفن آنالوگ نیز باید از گیت‌وی VoIP مدل FXO استفاده کنید. مبدل‌های خط تلفن در تعداد پورت‌های مختلفی تولید و عرضه می‌شوند که باید بر اساس نیاز خود انتخاب کنید. مثلا اگر 20 خط شهری دارید بهتر است یک مبدل 24 پورت خریداری کنید.

در بخش مقاله معرفی ویپ کلود، توضیحی پیرامون سیپ ترانک ارائه کردیم. (اگر آن را مطالعه نکردید، از روی لینک گذاشته شده، به صفحه مقاله بروید و بعد دوباره مطالعه این مقاله را ادامه دهید) این خط این‌روز‌ها بسیار محبوب است و به دو شکل اینترنتی و کابلی عرضه می‌‌شود. اگر سیپ ترانک را از مخابرات تهیه کنید نیاز به سخت‌افزاری با نام روتر به عنوان مبدل دارید و اگر اینترنتی دریافت کنید دیگر نیازی به مبدل وجود نخواهد داشت.

می‌خواهید با چه ابزاری مکالمه تلفنی برقرار کنید؟

برای پاسخگویی یا برقراری تماس‌های تلفنی با مشتریان، نیاز به تلفن تحت شبکه و هدست مرکز تماس دارید. تلفن‌های تحت‌شبکه انواع مختلفی دارند، اما مدل‌های ساده بهترین گزینه برای کارکنان مرکز تماس هستند. همچنین اگر تصمیم به خرید تلفن ویپ برای سرپرست یا مدیر مرکز تماس که دائم در حال رفت‌و‌آمد هستند داشته باشید، بهتر است سراغ تلفن‌های بی‌سیم بروید.

برای برقراری مکالمه تلفنی ممکن است نخواهید از گوشی تلفن به عنوان یکی از تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس استفاده کنید و برای کاهش هزینه‌ها سراغ تلفن نرم‌افزاری (سافت‌فون) بروید. در این شرایط استفاده از هدست بسیار بیشتر از زمانی که از آی پی فون استفاده می‌کنید به‌چشم می‌آید. در ادامه این مقاله نکات مهمی را درباره هدست ویپ خواهیم گفت.

هدست، محبوب‌ترین تجهیزات مرکز تماس هوشمند

از آنجایی کارکنان مرکز تماس ساعت‌های زیادی را صرف مکالمه با مشتریان می‌کنند، بسیار مهم است که بتوانند از ابزارهای کافی در محل کار استفاده کنند. مکالمات تلفنی اگر از طریق تلفن تحت‌شبکه سخت‌افزاری باشد، کارکنان مرکز تماس مجبورند ساعت‌ها گوشی تلفن را در دست خود بگیرند و حالا اگر قرار باشد همزمان با مکالمه چیزی هم بنویسند، خودتان تصور کنید!

هدست ویپ یکی از مهم‌ترین تجهیزات مورد استفاده مرکز تماس است. این هدست‌ها تفاوت‌هایی با سایر هدست‌های دیگر دارند که باید پیش از خرید به آنها توجه کنید. به‌عنوان مثال میکرفون‌های دایره‌ای و متمرکز تاثیر زیادی در کیفیت صدای انتقالی دارند. اگر مرکز تماس پرجمعیتی دارید بهتر است از هدست با میکروفون متمرکز استفاده کنید.

ویژگی‌های دیگر هدست VoIP شامل یک‌گوش، دو گوش، جنس گوشی (فوم و چرم)، پورت ارتباطی با تلفن یا کامپیوتر، میکرفون انعطاف‌پذیر و … نکات بسیار مهمی هستند که باید در زمان خرید یک هدست ویپ به آن توجه کنید و بتوانید بهترین انتخاب را برای کارکنان مرکز تماس خود داشته باشید.

تمام تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس و برقراری تماس‌ها از طریق یک سرور مرکزی مدیریت می‌شود که در واقع همان« سرور ویپ» است.

سرور مدیریت مرکز تماس، اصلی ترین تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس

هر سرویس تحت‌شبکه‌ای نیاز به یک سرور فیزیکی یا مجازی برای مدیریت تمام فرایند دارد. اتوماسیون اداری، نرم‌افزار حسابداری، نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و … همه یک سرور مرکزی برای مدیریت فرایندها دارند. سرویس مدیریت تماس نیز همینطور است، برای آنکه بتوانید تماس‌های کال‌سنتر را مدیریت کنید با توجه به اینکه نرم‌افزار مدیریت تماس هوشمند مبتنی بر تکنولوژی VoIP است، نیازمند خرید سرور ویپ خواهید بود.

سرور مناسب ارائه خدمات ویپ یکی دیگر از تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس است. با توجه به اینکه داشتن کال‌سنتر هوشمند مستلزم داشتن نرم‌افزار مرکز تماس کد‌باز است، بهتر است با دقت و ظرافت زیادی آن را انتخاب کنید.

تامین نرم‌افزار مدیریت تماس و تجهیزات مرکز تماس

معمولا امکان خرید تمام اقلام مورد نیاز از یک‌جا حس خوبی دارد و البته آسان است. دلیل وجود هایپرمارکت‌ها نیز همین است، آنها می‌خواهند تجربه خریدی آسان را برای شما رقم بزنند تا بتوانید هر چیزی که نیاز دارید را از یک‌‌جا‌ بخرید.

با توجه به اینکه چنین تجربه خریدی لذت‌بخش است، احتمالا اکثریت‌ ترجیح بدهیم که خریدمان به همین شکل باشد، وارد فروشگاهی شویم و از شیر مرغ تا جان آدمیزاد را بخریم و بیرون بیاییم! ما هم در تلاشیم تا بتوانید لذت چنین خریدی را برای شما تداعی کنیم، درست است که از شیر مرغ تا جان آدمیزاد نداریم اما  به‌عنوان یک شرکت متخصص می‌توانیم 0 تا 100 راه‌اندازی مرکز تماس را مثل ارائه نرم‌افزار کال‌سنتر هوشمند و تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس تامین کنیم.

برای تهیه تجهیزات مرکز تماس مشاور لازم دارید؟

ما در بخش تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس واردکننده مستقیم نیستیم اما نرم‌افزار مدیریت مرکز، حاصل سال‌ها تجربه تیم برنامه‌نویسی و محصول اختصاصی سیتاک است. ما از معدود شرکت‌هایی هستیم که نرم‌افزار مرکز تماس کاملاً ایرانی را عرضه می‌کنیم. اگر تصمیم به راه‌اندازی این سرویس داشته باشید با کمال میل از ابتدا تا انتهای پروژه در کنار شما هستیم، فقط کافی است درخواست خرید تجهیزات مرکز تماس هوشمند و نرم‌افزار مرکز تماس خود را از طریق فرم زیر ارسال کنید یا با شماره تماس  02171333110 تماس بگیرید.