راه اندازی مرکز تماس | ویژگی‌ + مزایا + راهکارها

از اصلی ترین نکات حایز اهمیت در راه اندازی مرکز تماس، هزینه آن است. امروزه بسیاری از مراکز از نرم افزار مرکز تماس (نرم افزار call center) استفاده می کنند. اما تفاوت های بسیار زیادی در نوع و میزان خدمات ارائه شده وجود دارد که با بررسی ساده آن ها قابل لمس است. با اینکه تکنولوژی هر روز پیشرفت بیشتری می کند اما کماکان مخاطبان تماس تلفنی به قوت خود باقی هستند.

مطمئنا تماس تلفنی یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای ارتباط محسوب می‌شود اما وقتی پای هزینه‌ها و ارتبا‌طات بین‌المللی وسط باشد، هزینه‌ها تا حد چشم‌گیری افزایش پیدا می‌کند. به نظر شما کسب‌و‌کارها برای کاهش هزینه‌های ارتباطاتی خود بهتر است از چه بستری استفاده کنند؟ آیا راه اندازی مرکز تماس می‌تواند به این موضوع کمک کند؟

راه اندازی ویپ، مرحله اول از راه اندازی مرکز تماس تحت شبکه

یک مرکز تماس مبتنی بر تکنولوژی VoIP پیش از هر چیز نیاز به زیرساخت شبکه و راه اندازی ویپ دارد. در واقع پیش از هر چیز باید سرویس‌ ویپ در یک سازمان پیاده‌سازی شود، سپس یک نرم افزار مرکز تماس امکان استقرار در شرکت را خواهد داشت. موارد زیادی در این مسیر وجود دارد که باید در همان ابتدای مسیر به آن توجه کنید. خرید تجهیزات ویپ، خط تلفن مناسب، مکتوب کردن شرح نیاز و در نهایت انتخاب یک شرکت ویپ از جمله مواردی است که در این مرحله بسیارا همیت دارد.

عدم نیاز به کابل کشی تلفن‌ها با راه اندازی نرم افزار مرکز تماس

کابل‌کشی تلفن‌ها علاوه بر هزینه‌های بالا، فضایی را نیز اشغال می‌کند. اما با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی به کابل‌کشی نیست چرا که هر تلفن تحت شبکه‌ با IP منحصر به فرد خود روی این مرکز تماس راه اندازی می‌شود و کاربران به‌راحتی می‌توانند از تلفن‌های ویپ استفاده کنند. این قابلیت برای کسب‌وکارهایی که فضای کوچکی دارند، بسیار مناسب و کاربردی محسوب می‌شود.

امکان سنجی مرکز تماس، یک اصل مقدماتی

برای اینکه بتوانیم تصمیم بگیریم که آیا راه اندازی مرکز تماس برای کسب و کار ما لازم است یا نه، قبل از هزینه کردن و خرید نرم افزار call center (نرم افزار مرکز تماس) حتماً باید نسبت به امکان سنجی مرکز تماس اقدام نمایید. این تحقیق به شما خواهد گفت که آیا اصلاً نیاز به این مورد دارید یا خیر و اگر دارید، به چه میزان و چقدر و چه هزینه ای و … لذا امکان سنجی در حقیقت مرحله صفر از راه اندازی مرکز تماس است.

ارتباطات تصویری بین‌المللی با هزینه مقرون به صرفه

اکثر کسب‌وکارها برای ارتقا و پیشرفت کار خود به جلسات متعددی نیاز دارند. به همین دلیل جلسات خود را به‌صورت حضوری برگزار می‌کنند. برگزاری جلسات هزینه‌های بسیاری را از جمله رفت‌وآمد کارمندان را شامل می‌شود برای مثال اگر بخواهید کارمندان خود را برای جلسه حضوری مهمی به خارج از کشور بفرستید، بدون شک باید هزینه‌های بلیط هواپیما، هتل و رفت‌وآمد در موقعیت مورد نظر را پرداخت کنید. به همین دلیل هزینه‌های جانبی کسب‌وکار به طرز چشم‌گیری افزایش پیدا می‌کند.

اتصال ویپ به CRM برای مشاهده اطلاعات مشتریان

نرم افزار مدیریت با ارتباط مشتری به سازمان‌ها کمک می‌کند که با استفاده از اطلاعات به روز از مشتریان فرآیند فروش و بازاریابی خود را افزایش دهند. در واقع CRM شامل اطلاعات زیر است:

1. اطلاعات جامع پروفایل مشتری
2. سوابق ارتباط با مشتری در تماس‌های پیشین و محصولات خریداری شده
3. لیستی از سرویس‌های درخواستی مشتری به همراه وضعیت آن‌ها
4. لیست تیکت‌های باز شده و در حال پیگیری

هنگام اتصال مرکز تلفن ویپ به  CRM همه اطلاعات مشتری در اختیار اپراتورها قرار می‌گیرد به این ترتیب با داشتن سوابق و اطلاعات اولیه از مشتری فرآیند فروش، بازاریابی و پشتیبانی سریع‌تر و با کیفیت بهتری انجام می‌شود. جالب است بدانید که وقتی مشتری با شما تماس می‌گیرد همه اطلاعات و مشخصات مانند پنجره pop up روی صفحه نمایش شما بارگذاری می‌شود. پس از راه اندازی مرکز تماس سیتاک به‌راحتی می‌توانید CRM را به این مرکز متصل کنید و از قابلیت‌های ویژه و کاربردی آن استفاده کنید

ارتباط شعب‌ مختلف با استفاده از راه اندازی Call Center

با راه اندازی مرکز تماس سیتاک دیگر نگران ارتباط با شعبه‌های مختلف کسب‌وکار خود نباشید. این مرکز از طریق بستر اینترنت همه شعبه‌ها را یکپارچه می‌کند و همه قابلیت‌ها را در اختیار همه نقاط قرار می‌دهد. بنابراین هزینه‌های ارتباط بین شعبه‌ها تا حد چشم‌گیری کاهش پیدا می‌کند.

مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی و اعمال محدودیت تماس‌ها در مرکز تماس VoIP

با استفاده از راه اندازی مرکز تماس ویپ به‌راحتی می‌توانید بعضی از تماس‌های ورودی و خروجی را محدود کنید برای هر تماس می‌توانید مدت‌زمان مشخصی را در نظر بگیرید که پس از آن تماس به‌صورت خودکار قطع شود. هم‌چنین در پایان مکالمات برای جلب نظر مخاطب می‌توانید پیام تشکر پخش ‌کنید.

درباره تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس چه می دانید؟

یکی از عوامل بسیار مهم در راه اندازی مرکز تماس، تجهیزات لازم برای این کار است. همان طور که گفتیم سیستم تلفن ویپ با سانترال به طور کامل متفاوت است و تجهیزات و امکانات خاص خود را می طلبد. اگر بدون برآورد هزینه و برآورد نیاز فنی خود (تجهیزات) اقدام به تهیه و راه اندازی مرکز تماس ویپ نمایید، ممکن است با مشکلات مالی روبرو شوید و نتوانید با بودجه مورد نظر، نیاز خود را برطرف نمایید. شناخت تجهیزات و برآورد مالی و فنی آن ها از اهمیت بالایی برخوردار است. در مقاله “نکاتی درباره تجهیزات مورد نیاز مرکز تماس که باید بدانید!” در این باره توضیحاتی ارائه کرده‌ایم.

مرکز تلفن ویپ و موارد مهمی که باید درباره آن بدانید

تقریباً اصلی ترین موضوعی که درباره آن می توانیم صحبت کنیم خدماتی است که مرکز تلفن ویپ به ما ارائه می کند. پیش از این بیان نموده ایم و باز هم به آن تأکید می کنیم، ویپ برای رفع نیازهای کسب و کارها به وجود آمده است و برای این منظور باید مورد استفاده قرار بگیرد. لذا در زمان راه اندازی مرکز تلفن به این موضوع باید دقت کنید.

سخن آخر

مجموعه سیتاک از تعداد برنامه نویس و متخصص در حوزه تکنولوژی ویپ تشکیل شده است که خدمات ویژه‌ای را با استفاده از نرم افزار Call Center در اختیار کسب‌و‌کارها قرار می‌دهد. هم‌چنین این مجموعه متناسب با نیازهاپی روز دنیا نرم افزار مرکز تماس خود را بروزرسانی می‌کند تا به‌صورت کامل پاسخ گوی همه نیازهای کاربران باشد. اگر به خدمات ویپ با قابلیت‌های کاربردی و قیمت مقرون به صرفه احتیاج دارید، سیتاک گزینه بسیار مناسبی برای شما محسوب می‌شود. اگر قبل از راه اندازی مرکز تماس به مشاوره احتیاج دارید، از طریق بخش تماس با ما و یا با شماره 02191022290 با ما تماس بگیرد و اطلاعات مورد نیاز خود را از مشاورین دریافت کنید.