بررسی جامع مراحل راه اندازی ویپ (VoIP)

راه اندازی ویپ باعث شد تا ارتباطات صوتی بهبود یافتند و هزینه‌‌ی مکالمات تلفنی به‌طور چشم‌گیری کاهش یافت. با راه اندازی ویپ امکانات زیادی در اختیار کاربران قرار می‌گیرد که همین موارد باعث می‌شود بسیاری از کسب‌و‌کارها به راه اندازی VoIP ترغیب شوند. راه اندازی سیستم VoIP به نفع همه کسب‌وکارها است زیرا روی فرآیند کاری و ارتباطات آنها بسیار تاثیرگذار است. ارتباطات تلفنی قلب تپنده اکثر شرکت‌ها است و بسیاری از این کسب‌و‌کارها این قلب تپنده را از طریق مرکز تماس خود مدیریت می‌کنند. اما زیرساخت یک مرکز تماس نوین چیست؟ مطمئنا این سوال در ذهنتان ایجاد شده است که برای راه اندازی ویپ و مرکز تماس چه مراحلی را باید انجام دهید؟ در این مقاله قصد داریم صفرتا صد راه اندازی این سیستم را به شما توضیح دهیم تا با خیالی آسوده در کوتاه‌ترین زمان ممکن بتوانید سیستم ویپ خود را راه اندازی کنید. پس از شما دعوت می‌کنیم تا پایان مقاله ما را همراهی کنید.

استفاده از تکنولوژی ویپ برای راه اندازی کال‌سنتر

مهم‌ترین اقدامی که همه کاربران برای راه اندازی VoIP باید در نظر داشته باشند، زیرساخت شبکه‌های کامپیوتری است که با زیرساخت مرکز تلفن ویپ تا حد بسیاری مشترک است. به‌طور کلی شرکت‌هایی که فعالیت خود را شروع کرده‌اند بدون شک زیرساخت ارتباطات صوتی و کامپیوتری برایشان پیاده‌سازی شده است. پس با کمی تغییرات جزئی می‌توانند زیرساخت مورد نیاز برای سیستم تلفنی ویپ را آماده کنند. اما کسب‌وکارهایی که تازه شروع به کارکرده‌اند یا قصد دارند به محیط کاری جدید نقل مکان کنند، ابتدا باید زیرساخت اصولی و درست را پیاده‌سازی کنند. بنابراین برای راه اندازی مرکز تماس از طریق تکنولوژی ویپ لازم است همه موارد زیر به ترتیب رعایت و اجرا شود.

1. تعیین محل دقیق کارمندان و اتاق سرور برای طراحی و پیاده‌سازی زیرساخت شبکه
2. خرید تجهیزات مورد نیاز برای راه اندازی شبکه از جمله کابل، داکت، سویچ و پنل
3. کابل‌کشی شبکه در محیط مطابق با طراحی‌های انجام شده و آماده‌سازی نودهای شبکه
4. اتصال تجهیزات اصلی شبکه مانند سویچ و پچ پنل
5. استفاده از شبکه و تست عملکرد آن توسط کارشناسان مربوطه

اگر می‌خواهید ارتباطات پایدار و ماندگاری داشته باشید، به شما پیشنهاد می‌کنیم از همان ابتدا همه مراحل را به‌شکل صحیح پیاده‌سازی کنید تا در ادامه کار به مشکل خاصی بر نخورید.

خرید و آماده‌سازی خطوط تلفن، مرحله دوم راه اندازی VoIP

برخلاف تلفن‌های آنالوگ که برای برقراری ارتباطات صوتی نیاز به سیم‌کشی دارند، تلفن‌های ویپ امواج صدا را از طریق شبکه ارسال و دریافت می‌کنند. به همین دلیل پس از پیاده‌سازی زیرساخت شبکه باید با توجه به نیاز خود خطوط مخصوص مرکز تلفن ویپ را خریداری کنید.

ناگفته نماند که نوع خطی که برای راه اندازی ویپ تهیه می‌کنید تاثیر مستقیمی روی تجهیزات مورد نیاز شما دارد. خطوط تلفن به سه شکل ایوان، خط آنالوگ و خط تلفن اینترنتی ارائه می‌شود. به عنوان مثال برای تهیه خط تلفن اینترنتی می‌توانید به شرکت‌هایی با مجوز FCP مانند پیشگامان، آسیاتک، رسپینا و شاتل مراجعه کنید.

تهیه تجهیزات، اصلی‌ترین مرحله راه اندازی ویپ

برای استفاده از سیستم ویپ پس از راه اندازی زیرساخت اصولی و تهیه خط تلفن باید تصمیم بگیرید که می‌خواهید از سرور ویپ نرم‌افزاری استفاده کنید یا سخت‌افزاری. سرور ویپ این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد که بخش‌های مختلف مجموعه را یکپارچه‌سازی کنید. به‌صورت کلی برای استفاده از سرور VoIP می‌توانید یکی از دو روش زیر را انتخاب کنید:

استفاده از سرور و نصب استریسک

استریسک چیست؟ یک سرویس کدباز که وظیفه مدیریت تماس های یک شرکت کوچک یا یک سازمان بزرگ را برعهده دارد. این سرویس رابط کاربری ندارد، به همین دلیل هرکسی نمی‌تواند از آن استفاده کند.

در این روش یک سرور مناسب برای ویپ انتخاب کرده و سپس نرم‌افزار ایزابل، الستیکس یا FreePBX که هسته اصلی آن‌ها استریسک است را روی این سرور برای یکپارچه‌سازی برنامه‌ها نصب می‌کنید. این سرویس‌ها در واقع یک رابطه کاربری برای استریسک هستند. در آخر سخت‌افزارهای لازم مانند تلفن‌های تحت شبکه و گیت‌وی را به صورت جداگانه کنار سرور راه اندازی می‌کنید.

راه اندازی ویپ با استفاده از سانترال تحت شبکه

با استفاده از دستگاه‌های سانترال تحت شبکه که به عنوان اتاق فرمان راه اندازی VoIP محسوب می‌شود، به‌راحتی می‌توانید همه برنامه‌ها را یکپارچه‌سازی کنید و دیگر نیازی به نصب نرم‌افزارهای جداگانه روی سرور ندارید. دستگاه‌های سانترال با پشتیبانی کامل از فناوری ویپ تمام ابزارهای لازم و ضروری را برای راه اندازی یک مرکز تلفن تحت شبکه در اختیار کاربران قرار می‌دهد.

انتقال خطوط شهری با استفاده از گیت وی در سیستم ویپ

گیت وی یکی از اصلی‌ترین تجهیزات شبکه برای انتقال خطوط شهری در راه اندازی VoIP محسوب می‌شود. گیت وی‌های آنالوگ شامل دو نوع پورت‌ با نام‌های FXO و FXS عرضه می‌شوند، همچنین گیت‌وی‌های ایوان و GSM از انواع دیگر این مبدل‌ها هستند.  

پورت FXO و FXS در تعریفی ساده: گیت‌وی با پورت FXO وظیفه ارتباط خطوط تلفن آنالوگ با مرکز تلفن ویپ را برعهده دارد. همچنین گیت‌وی با پورت FXS ارتباط تجهیزات آنالوگ مثل فکس و تلفن‌های آنالوگ را با سیستم ویپ برقرار می‌کند. و با توجه به تعداد پورت‌های FXO می‌توانید خطوط شهری خود را انتقال دهید. با توجه به تعداد خطوط و دستگاه‌های آنالوگ خود می‌توانید مدل‌های مختلف گیت‌وی مثل نیوراک MX8G، گرند استریم GXW 4108 یا سانوی SMG 100X را خریداری کنید.

تلفن‌های تحت شبکه با قابلیت‌های کاربردی برای مکالمات برای راه اندازی ویپ

 بر خلاف تصور خیلی از کاربران تلفن‌های تحت شبکه قابلیت و کاربردهای بیشتری را برای مکالمات در مقایسه با تلفن‌های سنتی در اختیارتان قرار می‌دهد. برای استفاده از مرکز تلفن ویپ بهتر است از تلفن‌های تحت شبکه استفاده کنید زیرا فرآیند مکالمات را برای شما راحت‌تر و سریع‌تر می‌کند. قابلیت‌های مهم این دستگاه تلفن عبارتند از:

1. کیفیت صدا HD و وضوح بالا
2. برقراری کنفرانس صوتی چند طرفه
3. قابلیت انتظار، ارسال و انتقال تماس‌های ورودی
4. قابلیت پاسخ‌گویی به چندین تماس با استفاده از یک تلفن

ناگفته نماند که با استفاده از تلفن‌های تحت شبکه دیگر نیازی به کابل‌کشی مجدد ندارید چرا که در کم‌ترین زمان ممکن می‌توانید آن‌ها را روی سانترال خود راه اندازی کنید. هم‌چنین در حین مکالمات به دلیل پروتکل‌های فشرده سازی صدا و قابلیت Qos کیفیت صدا فوق‌العاده‌ای را تجربه خواهید کرد. به شما پیشنهاد می‌کنیم از تلفن‌های ویپ رومیزی و بی‌سیم مدل‌های Yealink T31P، Yealink T48G، Grandstream GXP 2160 و W60P در مرکز تلفن ویپ خود استفاده کنید.

برخی از مدیران به دلیل حذف هزینه‌های خرید دستگاه‌های تحت شبکه ترجیح می‌دهند از سانترال‌های قدیمی استفاده کنند. با راه اندازی ویپ و استفاده از خدمات سیتاک به‌راحتی می‌توانید سانترال‌های قدیمی خود را مانند پاناسونیک به این مرکز تلفن متصل و از آن استفاده کنید. اما اگر به دنبال قابلیت‌های بیشتری در سیستم تلفن ویپ هستید به شما پیشنهاد می‌کنیم از سانترال‌های تحت شبکه استفاده کنید.

ارائه راهکارهای اصولی راه اندازی ویپ برای ارتباط با شعبه‌های مختلف

مطمئنا اکثر شرکت‌ها برای ارائه خدمات و محصولات خود با طیف وسیع‌تری در نقاط مختلف کشور، شعبه یا دفترهای نمایندگی دارند. از طرفی کارمندان هر شعبه برای اجرای فرآیندهای کاری باید با هم در ارتباط باشند. اگر از سیستم تلفن‌ آنالوگ استفاده شود قطعا هر دفتر برای برقراری ارتباط با نمایندگی‌های دیگر باید هزینه‌های تلفنی را پرداخت کند. اما با راه اندازی سیستم VoIP به سادگی می‌توان بدون کوچک‌ترین هزینه ای ارتباطات درون‌سازمانی را یکپارچه‌سازی کرد. برای درک بیشتر این موضوع به مثال زیر توجه کنید.

یک شرکت، دفتر مرکزی در شهر تهران دارد و برای ارائه خدمات و محصولات بیشتر، دو دفتر دیگر در شهر ارومیه و شیراز نیز راه اندازی کرده است. اگر کارمندان هر دفتر بخواهند با دفتر دیگر تماس داشته باشند، این ارتباط شامل هزینه می‌شود. اما پس از راه اندازی ویپ در دفتر مرکزی، کارمندان با استفاده از بستر اینترنت یا شبکه خصوصی به‌راحتی می‌توانند با هر شعبه به‌صورت داخلی به داخلی بدون نیاز به پرداخت هزینه‌ای ارتباطات تلفنی خود را برقرار کنند.

هزینه راه اندازی ویپ، سرمایه گذاری موفق

یکی از نکاتی که همواره برای همه مخاطبین استفاده از ویپ (VoIP) حائز اهمیت بوده است، هزینه راه اندازی ویپ است. این موضوع را نمی توان نادیده گرفت که در برخی موارد، هزینه خرید و تجهیز سیستم ویپ، فارغ از خدمات بی‌شمار و شگفت‌آوری که ارائه می‌دهد، با هزینه خرید سانترال های قدیمی خیلی تفاوت دارد و در حقیقت هزینه اولیه ویپ در بعضی پروژه ها بیشتر از هزینه سانترال است. اما باید این را در نظر بگیریم که این هزینه ها صرف چه مواردی می شود.

اتصال سیستم ویپ به CRM برای مدیریت بهتر ارتباط با مشتریان:

با اتصال مرکز تلفن ویپ به نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری می‌توانید به همه اطلاعات مربوط به مشتریان به‌طور کامل دسترسی داشته باشید. بدون شک استفاده از این داده‌ها فرآیند فروش و بازاریابی را افزایش خواهد داد چرا که CRM اطلاعات زیر را در اختیارتان قرار می‌دهد:

1. مشخصات کامل پروفایل مشتریان
2. تاریخچه ارتباط با مشتری در تماس‌های قبلی
3. مشاهده لیستی از محصولات خریداری شده توسط مشتریان
4. مشاهده لیستی از درخواست‌های مشتری و وضعیت پیگیری آن‌ها

زمانی که نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری را به مرکز تلفن ویپ متصل می‌کنید همه این اطلاعات در اختیار شما قرار می‌گیرد. با استفاده از سوابق خرید مشتریان تا حدی با نیازهای مشتری آشنا می‌شوید به همین دلیل چرخه بازاریابی و فروش را بهتر می‌توانید برای مشتریان خود پیاده‌سازی کنید.

سفارشی‌سازی مرکز تماس ویپ مطابق با نیاز کاربران

هر کسب‌وکاری با توجه به اهداف و چشم‌اندازهای کاری خود، نیاز متفاوتی دارد. به همین دلیل پس از راه اندازی مرکز تماس VoIP به‌سادگی می‌توانید متناسب با نیازهای خود قابلیت‌های جدیدی به این سیستم اضافه یا کم کنید. سفارش‌سازی ویپ این امکان را در اختیارتان قرار می‌دهد که پاسخ‌گویی بهتر و هوشمندانه‌تری را به مشتریان خود ارائه دهید. برای شما چند مثال کاربردی می‌زنیم تا این موضوع را بهتر درک کنید.

اکثر هتل‌ها تلفن‌هایی که در هر اتاق راه اندازی می‌شود را برای تماس به خارج از هتل محدود می‌کنند تا هزینه‌های ناشی از تماس‌های خروجی کاهش پیدا کند. مطمئناً با انجام این کار هزینه‌های اضافی برای هتل حذف می‌شود اما در عوض ممکن است مراجعه کنندگان بابت این محدودیت رضایت کاملی از عملکرد هتل نداشته باشند.

به همین دلیل با استفاده از ماژول صدور قبض تلفن در مرکز تلفن ویپ به‌سادگی می‌توانید تماس‌های خروجی را در اختیار مراجعه‌کنندگان قرار دهید و در آخر برای تسویه نهایی، پرینت قبض تلفن را برای پرداخت ارائه دهید. به همین دلیل مدیران هتل برای داشتن این قابلیت می‌توانند ماژول صدور قبض تلفن را در مرکز تماس خود پیاده‌سازی کنند که سیستمی متناسب با نیازهای خود داشته باشند.

همچنین اگر کسب‌وکار شما با تعداد بسیاری از مشتریان به‌صورت مستقیم در طول روز در ارتباط است و رضایت آن‌ها برایتان جزو اولویت های اصلی در کار محسوب می‌شود با اضافه کردن ماژول‌ گزارش‌گیری از تماس‌ و مانیتورینگ می‌توانید عملکرد اپراتورها را مورد بررسی و ارزیابی قرار دهید و در آخر برای بهتر شدن این ارتباط تصمیم‌های جدید و درستی بگیرید.

خدمات ویژه مجموعه سیتاک برای راه اندازی ویپ

مجموعه سیتاک قدم به قدم برای راه اندازی ویپ شما را همراهی می‌کند. پس نگران هیچ چیز نباشید فقط کافیست شرح نیازتان را به ما بگویید تا برای بهتر شدن ارتباطات تلفنی شما اتاق فکری تشکیل دهیم. برای راه اندازی مرکز تلفن ویپ مجموعه سیتاک خدمات زیر را به‌صورت کامل در اختیارتان قرار می‌دهد. این موارد عبارتند از:

مشاوره رایگان برای راه اندازی صفر تا صد سیستم تلفنی ویپ

اگر برای راه اندازی سیستم VoIP خود تا به الان هیچ زیرساخت شبکه‌ای پیاده‌سازی نکرده‌اید، سیتاک با توجه به نیازهای درون سازمانی شما زیرساخت مناسب برای ارتباط را با کمک متخصصین خود برای شما طراحی و پیاده‌سازی می‌کند. هم‌چنین برای تهیه تجهیزات، برندهای معتبر دنیا را به شما معرفی می‌کند زیرا اگر تجهیزات باکیفیت و قدرتمندی داشته باشید بدون شک ارتباطات شما پایدارتر و ماندگارتر خواهد بود.

دمو رایگان قبل از راه اندازی نرم‌افزار مرکز تماس سیتاک

اگر می‌خواهید قبل از راه اندازی ویپ با قابلیت و کاربردهای آن بیشتر آشنا شوید مجموعه ما به صورت آنلاین نرم افزار را برای شما و مدیران مجموعه شرح می‌دهیم تا بتوانید با  قابلیت‌های گزارش‌گیری جامع، ضبط کلیه مکالمات، مانیتورینگ، صف انتطار، منشی دیجیتال، منو چند سطحی، دفترچه تلفن پیشرفته و بسیاری از امکانات دیگر که ممکن است مورد نیاز مجموعه شما باشد آشنا شوید.

 در این مدت همه قابلیت‌های مرکز تماس با کاربرد و جزئیات کامل شرح داده می‌شود و پس از مشاهده و بررسی عملکرد مرکز تلفن سیتاک می‌توانید برای پیاده‌سازی نهایی تصمیم خود را بگیرید.

آموزش رایگان نرم‌افزار Call Center سیتاک پس از نصب و راه اندازی ویپ

مجموعه ما پس از نصب و پیاده‌سازی نرم‌افزار مرکز تماس همه آموزش‌های لازم برای استفاده از قابلیت‌های مختلف را به مشتریان خود به‌صورت حضوری یا غیر حضوری آموزش می‌دهد. اگر بنا به هر دلیلی قسمت‌هایی از آموزش را فراموش کردید یا نیرو جدیدی استخدام کردید، نگران هیچ چیز نباشید. تیم فنی ما همیشه شما را همراهی می‌کند و مجدد آموزش‌ها را در اختیارتان قرار می‌دهد.

تیم مجرب و حرفه ای مجموعه سیتاک

مجموعه سیتاک تیم مجرب و حرفه‌ای خود را پس از راه اندازی نرم‌افزار مرکز تماس برای پشتیبانی در اختیار مشتریان قرار می‌دهد. هم‌چنین ما در تلاش هستیم که قابلیت‌های جدیدتری متناسب با نیاز کاربران به مرکز تماس سیتاک اضافه کنیم تا ارتباطاتی پایدار و کاربردی را به مخاطبان خود ارائه دهیم. ما همواره در حال ارتقا سیستم خود هستیم تا خدمات جدید و بهتری را به دنیای مرکز تماس ویپ معرفی کنیم.

سوالات مرتبط با راه اندازی ویپ

1- نحوه راه اندازی سیستم تلفن VoIP در 10 مرحله

به گفته سایت learn.g2

1.نیازهای تیم خود را ارزیابی کنید. با در نظر گرفتن سیستم تلفن موجود خود شروع کنید.
2.تحقیق در مورد انواع VoIP
3.بودجه VoIP را تنظیم کنید.
4.ارائه دهنده مناسب را دریافت کنید.
5.سخت افزار و نرم افزار لازم را بخرید.
6.شماره های خود را پورت کنید
7.سیستم VoIP خود را پیکربندی کنید.
8.شبکه و سیستم تازه نصب شده خود را تست کنید.
9.تیم خود را برای استفاده روزمره آموزش دهید.
10.سیستم VoIP خود را به طور منظم نظارت و نگهداری کنید

2- آیا می توانم VoIP خودم را تنظیم کنم؟
به گفته سایت ringcentral VoIP چیزی نیست که بتوانید از آن استفاده کنید. باید از یک ارائه دهنده تخصصی VoIP مانند RingCentral برای این سرویس ثبت نام کنید. بدون ارائه‌دهنده خدمات، فقط می‌توانید یک سیستم برای تماس‌های داخلی راه‌اندازی کنید

با راه اندازی ویپ قابلیت‌های بیشتری را در کسب‌وکار خود پیاده‌سازی کنید

راه اندازی ویپ ارتباطات صوتی و تصویری را به شکل شگفت‌انگیزی تغییر داد و قابلیت‌های کاربردی در اختیار کاربران قرار داد تا فرآیندهای کاری خود را در سریع‌ترین زمان ممکن و به بهترین نحو ارائه دهند. با استفاده از راه اندازی VoIP دیگر مکالمه رایگان با دورترین نقطه جهان دور از ذهن نیست و با یک چشم به هم زدن می‌توانید ارتباط کاری خود را به‌سادگی و با بالاترین کیفیت برقرار کنید. راه اندازی سیستم VoIP نه ‌تنها هزینه‌های ارتباطی را به‌صورت چشم‌گیری کاهش می‌دهد بلکه تجربه‌ای خوب از ارتباطات را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که در نهایت باعث افزایش بهتر عملکرد کسب‌وکارها می‌شود. به نظر شما چه مواردی مانع استفاده شما از سیستم تلفن مبتنی بر ویپ می‌شود؟ نظرات ارزشمند خود را با ما به اشتراک بگذارید.