همه چیز درباره ویپ کلود که قبل از انتخاب باید بدانید

در این مقاله قصد داریم تا VoIP کلود را به شما معرفی کنیم. ممکن است واژه “ویپ کلود” کمی برای شما ناآشنا باشد. شاید بهتر باشد بگوییم «مرکز تلفن ابری»، که البته تا توضیح کاملی ارائه نشود، ممکن است باز گویای مطلب و معرف خود نباشد. بگذارید موضوع را با طرح یک سوال آغاز کنیم.

آیا همیشه برای استفاده از یک نرم‌افزار مثل حسابداری، اتوماسیون اداری، انبارداری، مدیریت تماس و …  باید آن را خرید و روی سرور در شرکت نصب کرد؟ آیا راهی هست که نیازی به خرید نرم‌افزار و تجهیزات سخت‌افزاری  نباشد و بتوان هزینه خرید تجهیزات و نگهداری را حذف کرد؟

در سالهای اخیر اکثر شرکت‌ها شکل جدیدی از ارائه خدمات را در کنار آن نسخه قدیمی نرم‌افزار در اختیار کسب‌و‌کارها قرار داده‌اند. کمتر شرکتی است که به فکر این نباشد که چطور می‌تواند خدماتش را در ازای پرداخت اشتراک به مشتریانش بدهد و دیگر نیازی به تهیه سرور و تحهیزات و خرید نرم‌افزار نباشد.

این شکل ارائه خدمت نرم‌افزار به عنوان سرویس را اصطلاحا SaaS می نامند. در واقع شما به جای خرید نرم‌افزار مرکز تلفن ویپ، از شرکت ارائه‌دهنده، اشتراک استفاده از امکانات را روی بستر اینترنت تهیه می‌کنید. کلود VoIP یا مرکز تلفن ابری این امکان را می‌دهد تا بدون خرید تجهیزات سخت‌افزاری از طریق اینترنت و با استفاده از تلفن ویپ نرم‌افزاری یا سخت‌افزاری به آن وصل شوید و از تمام خدمات مثل تلفن گویا، صف تماس، گزارش مکالمات و … استفاده کنید.

استفاده از این سرویس مزایا و معایبی دارد و برای خرید آن باید به نکاتی توجه کنید که بعدا دچار مشکل در استفاده از سرویس نشوید. در این مقاله به این 3 سوال جواب می‌دهیم و همه‌چیز را درباره ویپ کلود شرح می‌دهیم.

1. آیا این سرویس ابری مناسب شرکت من است؟
2. چطور باید انتخاب و خرید کنم؟
3. این سرویس چه مزایا و معایبی دارد؟

کلود VoIP چیست و چه مزایایی دارد؟

کلود VoIP یا مرکز تلفن ابری نوعی سرویس مدیریت تماس مبتنی بر تکنولوژی VoIP است که از طریق رایانش ابری (Cloud) در دسترس افراد قرار می‌گیرد. به زبانی ساده سرویس مدیریت تماس روی یک سرور مجازی نصب شده است و شما بدون خرید نرم‌افزار، صرفا با پرداخت حق اشتراک از تمام امکانات آن استفاده می‌کنید. این راهکار، نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SaaS) نام دارد که در سال‌های اخیر بسیار مورد استقبال تولید‌کننده‌ها و مصرف‌کننده‌ها قرار گرفته است.

نرم‌افزارهایی مثل مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، حسابداری، اتوماسیون اداری، باشگاه مشتریان، انبارداری و … از دیگر نرم‌افزارهایی هستند که در قالب SaaS نیز ارائه می‌شوند.

ویپ کلود در واقع همان مرکز تلفن ویپ لوکال است؛ با این تفاوت که به جای خرید تجهیزاتی مثل سرور، رک، خنک‌کننده، برق اضطراری و اشغال فضایی در دفترکار، همان خدماتِ تلفن گویا، صف تماس، گزارش از تماس، مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی، ارتباط با نرم‌افزارهایی مثل CRM و … را روی بستر اینترنت ارائه و در ازای استفاده از این خدمات حق اشتراک پرداخت می‌کنید. اگر خط تلفن‌تان نیز اینترنتی باشد، تنها چیزی که برای ارتباط با مرکز تلفن ابری نیاز دارید اینترنت و تلفن ‌سخت‌افزاری یا نرم‌افزاری است. در ادامه به مزایای کلیدی کلود VoIP می‌پردازیم.

1-    کاهش هزینه‌های جانبی

چند لحظه به خرید سیستم تلفنی فکر کنید، برای نصب و راه‌اندازی آن  به چه چیزهایی نیاز دارید؟

برای نصب و راه‌اندازی مرکز تلفن ویپ حداقل به یک سرور، رک و محل قراردادن تجهیزات نیاز دارید. اگر خط تلفن‌تان آنالوگ یا ایوان باشد، به تجهیزاتی برای ارتباط خط با سرور نیاز دارید. همچنین گاهی نیاز به خنک‌کننده و برق‌ اضطراری (UPS)  نیز وجود دارد. علاوه بر این تمام تجهیزات دائما در حال استفاده از برق هستند و این موضوع هزینه‌ مصرف برق را افزایش می‌ دهد. خرابی‌های احتمالی تجهیزات و هزینه‌ تعمیرات از دیگر مسائلی است که همیشه باید آمادگی مواجه با آنها را داشته باشید.

از آنجایی که تجهیزات ویپ کلود در شرکت ارائه‌دهنده نصب شده است و شما فقط از خدمات استفاده می‌کنید باعث می‌شود که تمام هزینه‌های نصب و راه‌اندازی حذف شود و در نهایت هزینه‌های شما به شکل چشم‌گیری کاهش پیدا می‌کند.

2-    جابجایی آسان دفترکار

اگر دفترکار شما استیجاری باشد، زمان نقل مکان باید سرور مرکز تلفن ویپ را خاموش کنید و در دفترکار جدید مجددا نصب و منتظر چند روز اختلال در مکالمات باشید. در این مدت تماس‌هایی را از دست می‌دهید و چیزی جز از دست دادن مشتری‌های جدید و نارضایتی مشتریان قدیمی برایتان نمی‌ماند! حالا به این فکر کنید که اگر از کلود VoIP استفاده کنید چه اتفاقی می‌افتد؟ همانطور که گفته شد برای استفاده از این سرویس نیازی به تجهیزات ندارید و تمام خدمات را روی بستر اینترنت دریافت می‌کنید، با این وجود در زمان نقل مکان سرور شما خاموش نمی‌شود و هیچ تماسی را از دست نمی‌دهید.

لازم به ذکر است که اگر از خط تلفن اینترنتی استفاده کنید این فرایند به همین سادگی است، در غیر اینصورت اگر خط تلفن‌تان آنالوگ باشد نیاز به انتقال خط و کمی کارهای بیشتر دارید.

3-    فضای بیشتر محل کار، صدای کمتر و عدم نیاز به نگهداری

وقتی تجهیزاتی مثل سرور، رک، برق اضطراری و … حذف شود، مسلما فضای بیشتری در دفتر کار خواهید داشت. روشن بودن این تجهیزات باعث بیشتر شدن نویز محیط می‌شود و اگر فضای کارتان به صدا حساس باشد مجبورید که یک اتاق را به این تجهیزات اختصاص دهید که منجر به اشغال شدن فضای داخلی دفترکار می‌شود. همچنین داشتن تجهیزات سخت‌افزاری نیاز به نگهداری و پشتیبانی دارد. اگر خراب شوند کارشناس مقیم شرکت یا شرکت‌ پشتیبان باید مشکل را رفع کند که این موضوع زمان‌بر است و باعث اختلال طولانی مدت در برقراری تماس می‌شود و البته هزینه‌هایی را بر دوش شما می‌گذارد.

کلود VoIP چه معایبی دارد؟

هیچ سرویس بدون عیب و نقصی وجود ندارد و پیش از انتخاب، با آگاهی از مزایا و معایب باید تصمیم خود را بگیرید. ندانستن معایب یک سرویس ممکن است در آینده شما را دچار مشکلاتی کند و در شرایطی قرار دهد که مجبور به جمع‌آوری سرویس و متحمل هزینه‌های زیادی شوید. در ادامه معایب استفاده از مرکز تلفن ابری را می‌گوییم تا بتوانید تصمیم بهتری بگیرید و با آگاهی بیشتر انتخاب کنید.

1-    وابستگی به اینترنت

همانطور که می‌دانید ارتباط شما با این سرویس مدیریت تماس (VoIP Cloud) از طریق اینترنت است. تمام تماس‌های شما، حتی زمانی که داخلی همکارتان در اتاق کناری را می‌گیرید وابسته به اینترنت است. تماس شما از هر مبدا به هر مقصد ابتدا به شرکت ارائه‌دهنده این سرویس و از آنجا به مقصد مورد نظر شما وصل می‌شود. بنابراین تمام مکالمات تلفنی شما وابسته به اینترنت است و یک لحظه قطعی یا ناپایداری اینترنت تاثیر مستقیم در کیفیت و پایداری برقراری تماس دارد.

2-    شخصی‌سازی نمی‌شود

سرورهای کلود VoIP در دیتاسنتر شرکت ارائه‌دهنده به صدها کسب‌و‌کار دیگر خدمات می‌دهد و مختص شرکت شما نیستند. شما فقط از امکانات موجود مثل تلفن گویا، ضبط مکالمه، صف تماس و … استفاده می‌کنید و معمولا امکان شخصی‌سازی و تغییر در کدهای سرور را ندارید.

3-    دسترسی محدود به امکانات

در زمان تهیه اشتراک چندین بسته پیشنهادی با امکانات مختلف در اختیار شما قرار می‌گیرد و شما بر اساس نیاز و تعداد کاربران‌تان بسته پیشنهادی را انتخاب می‌کنید. اگر در آینده نیاز به یک امکان جدید داشته باشید یا بخواهید یک داخلی جدید اضافه کنید باید هزینه آن را پرداخت کنید.

شما در مرکز تلفن ویپ محلی، مثل «نرم‌افزار مدیریت تماس سیتاک» محدودیتی در شخصی‌سازی و دسترسی به امکانات ندارید. همچنین مکالمات تلفنی شما وابسته به اینترنت نیست.

چه شرکت‌های خدمات ویپ کلود می‌دهند؟

شرکت‌هایی که مجوز FCP دارند به‌شکل قانونی می‌توانند اقدام به ارائه سرویس مدیریت تماس و خط تلفن اینترنتی کنند. اما شرکت‌هایی هم هستند که مجوز ندارند و این خدمات را ارائه می‌کنند. به عنوان مثال: شرکت رسپینا و آسیاتک به‌شکل رسمی و قانونی امکان ارائه ویپ کلود و خط تلفن اینترنتی را دارند. با توجه به اینکه شرکت‌های FCP امکان ارائه خط تلفن ثابت نیز دارند، با گرفتن سرویس مدیریت تماس بدون نیاز به انتقال خط می‌توانید همزمان از هر دو خدمات استفاده کنید.

خط تلفن چطور به کلود VoIP وصل می‌شود؟

خط تلفن آنالوگ، خط تلفن ای‌وان (E1) و خط تلفن اینترنتی سه نوع خط تلفن پراستفاده در ایران هستند. اما این خطوط چطور با کلود VoIP ارتباط برقرار می‌کنند؟

معمولا شرکت‌هایی که سراغ ویپ کلود می‌روند از خط تلفن اینترنتی استفاده می‌کنند. این همان خط تلفنی است که شرکت‌های با مجوز FCP ارائه می‌دهند. گاهی به این خط تلفن سیپ ترانک نیز گفته می‌شود. خط تلفن آنالوگ و خط تلفن ایوان از دیگر خطوط هستند که باید از مخابرات تهیه شوند و از طریق زوج سیم یا فیبرنوری به محل شرکت شما منتقل می‌شود. این دو نوع خط تلفن برای ارتباط با مرکز تلفن کلود نیاز به چند سخت‌افزار و انتقال به سمت شرکت ارائه‌دهنده سرویس مدیریت تماس Cloud دارد.

بهترین گزینه برای مرکز تلفن ویپ کلود «خط تلفن اینترنتی» است.

مرکز تلفن ابری بهتر است یا محلی؟

هیچ‌کدام از این دو سرویس نسبت به هم ارجحیت ندارند و بهتر بودن هرکدام زمانی مشخص می‌شود که شرح نیازتان را بدانید. اگر یک فروشگاه اینترنتی با 10 کاربر هستید و اتصال به اینترنت پرسرعت و پایدار دارید و یا یک دفترکار کوچک استیجاری هستید، یکی از گزینه های کم هزینه استفاده از کلود VoIP است. پیش از هر چیز شرح نیازتان را مشخص کنید و بعد نسبت به خرید سیستم تلفنی ویپ در محل یا ابری تصمیم بگیرید.

چطور یک کلود VoIP (مرکز تلفن ابری) انتخاب کنیم؟

پیش از انتخاب هر نوع مرکز تلفن ویپ حتما و حتما شرح نیازتان را بدانید. خیلی ساده است، یک اتاق فکر تشکیل دهید و از خودتان بپرسید چرا به خرید سیستم تلفنی VoIP نیاز دارید؟ تمام انتظارات خود را از سرویس مدیریت تماس بنویسید. این موضوع بزرگترین کمک برای انتخاب مرکز تلفن ویپ است. اگر تصمیم گرفتید که کلود VoIP بخرید به چند نکته توجه کنید.

1-    مجوز شرکت ارائه‌دهنده سرویس

همانطور که گفته شد این شرکت‌ها باید مجوز FCP داشته باشند. شرکت‌هایی هم هستند که بدون مجوز این خدمات را ارائه می‌کنند و مشتریان راضی دارند، انتخاب با شماست. شرکت‌های FCP امکان ارائه همزمان خط تلفن اینترنتی و مرکز تلفن را دارند اما شرکت‌های غیررسمی باید خط تلفن را از این شرکت‌ها دریافت و به سمت سرور خودشان منتقل کنند.

2-    نحوه پشتیبانی

تماس تلفنی در اکثر شرکت‌ها مهم‌ترین کانال ارتباطی با مشتریان است و دسترسی به پشتیبانی سرویس و حل مشکل در سریع‌ترین زمان ممکن بسیار اهمیت دارد. حتما از نحوه پشتیبانی سرویس خود آگاه باشید، اگر کسب‌و‌کاری شبانه‌روزی دارید پشتیبانی 24 ساعته نکته بسیار مهمی است که باید به آن توجه کنید.

3-    امکان ارتباط نرم‌افزارها

یکی از معایب ویپ کلود عدم دسترسی به هسته سرور و شخصی‌سازی است. اگر نیازهایی خاص دارید حتما پیش از تهیه اشتراک آن را مطرح کنید و مطمئن شوید که امکان انجام آن کار وجود دارد. مثلا ممکن است بخواهید نرم‌افزار CRM خود را به مرکز تلفن کلود وصل کنید و از پاپ‌آپ تلفنی استفاده کنید، پیش از خرید به این موضوع توجه کنید.

4-    مالکیت خط تلفن

اگر خط تلفن آنالوگ یا ای‌وان (E1) دارید که بحثی نیست، شما مالک رسمی خط تلفن هستید. اما مالکیت در خط تلفن اینترنتی متفاوت است. شرکت‌هایی که خط تلفن اینترنتی ارائه می‌دهد یک سرشماره دارند که تعدادی زیر مجموعه دارد و چیزی که به شما می‌فروشند همان زیرمجموعه‌ها است. مالک سرشماره همان شرکت است.

زمانی که سیستم مدیریت تماس کلود را تهیه می‌کنید ممکن است خطی هم به شما دهند و به شما بگویند که این خط برای شماست، حتما از صحت‌و‌سقم این موضوع مطمئن شوید. خط تلفن مهم‌ترین کانال ارتباطی شما است که ممکن است مدت‌ها روی آن تبلیغ و بازاریابی کرده باشید و مشتریانتان با آن شماره شما را بشناسند، حالا اگر به هر دلیل از دسترس شما خارج شود چه می‌شود؟

5-    نحوه پشتیبان‌گیری از اطلاعات تماس

فایل‌های ضبط شده مکالمات، گزارش‌های تماس، گزارش‌های نظرسنجی و… از جمله اطلاعاتی هستند که باید در یک بازه زمانی روی سرور بمانند و امکان دسترسی به آنها وجود داشته باشد. اگر هر اتفاقی برای سرور شما افتاد آیا شرکت ارائه‌دهنده امکان بازیابی اطلاعات را دارد؟ هر چند وقت از سرور شما فایل پشتیبان تهیه می‌کند؟

کلود VoIP، راهکاری نوین برای مدیریت هوشمند تماس

تکنولوژی‌های ارتباطی روز به روز در حال تغییر و پیشرفت هستند و اگر سراغ‌شان نرویم دیر یا زود از قافله عقب می‌مانیم و بدون شک به‌زودی کسب‌و‌کارمان را تحت تاثیر قرار می‌دهند. در سالهای اخیر کلماتی مثل رایانش ابری (Cloud Computing) را زیاد شنیده‌ایم. شرکت‌های نرم‌افزاری آرام آرام در کنار آن نسخه نصبی که داشتند سراغ ابری شدن رفتند و خدمات‌شان را در قالب SaaS نیز ارائه می‌دهند.

امروزه کمتر سرویسی وجود دارد که فقط امکان ارائه به‌شکل نصبی را داشته باشد و شما این امکان را دارید که مثلا برای داشتن سرویس مدیریت تماس، میان مرکز تلفن ابری و مرکز تلفن محلی حق انتخاب داشته باشید.

مهم‌ترین مزیت کلود VoIP کاهش هزینه، عدم نیاز به تجهیزات و قطع نشدن سرویس در زمان جابجایی دفترکار است. در مقابل معایبی مثل وابستگی به اینترنت، عدم امکان شخصی‌سازی و محدودیت استفاده از امکانات را دارد. اگر پیش از شروع بررسی، شرح نیازتان را در دلایل استفاده از سیستم ویپ مشخص کرده باشید، انتخاب هوشمندانه و بهتری می‌توانید نسبت به انتخاب ویپ کلود یا ویپ لوکال داشته باشید. (منظور همان مرکز تلفن ابری و مرکز تلفن محلی است که قبلاً توضیح داده‌ایم) این دو سرویس ارجحیتی نسبت به هم ندارند و هرکدام باید طبق نیاز در مکان و زمان درست استفاده شوند. در این مقاله سعی کردیم به تمام جوانب چیستی، چرایی و چگونگی استفاده از کلود VoIP را بپردازیم. اگر تجربه‌ای از استفاده این نوع سرویس مدیریت تماس ویپ دارید، لطفاً در کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.