راهنمای جامع انتخاب و خرید مرکز تلفن ویپ

سرویس‌ مدیریت تماس در اکثر شرکت‌ها مثل یک قلب تپنده است و یک لحظه از کار افتادن آن ممکن است خساراتی به کسب‌و‌کار وارد کند. به همین دلیل انتخاب درست برای خرید مرکز تلفن ویپ کمک بزرگی به کسب‌و‌کار شما می‌کند و هر نکته‌ای که از قلم بیفتد ممکن است نحوه ارتباط شما با مشتریان را تحت تاثیر قرار دهد. برای خرید سانترال ویپ پیش از هر چیز باید شرح نیازتان را مشخص کنید. یک اتاق فکر تشکیل دهید و در مورد اینکه چرا به خرید مرکز تماس نیاز دارید، چه انتظاراتی دارید و وضعیت فعلی شرکت و زیرساخت شبکه چگونه است صحبت کنید.

تمام این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا بدانید که دقیقا چه می‌خواهید و انتخاب درستی داشته باشید. همچنین این شرح نیاز و اطلاعات به شرکت ارائه‌دهنده خدمات سرویس مدیریت تماس کمک می‌کند که مشاوره دقیق‌تری به شما بدهد. در این مقاله به شما کمک می‌کنیم تا بدانید در یک اتاق فکر باید به چه چیزهایی فکر کنید، چطور یک شرح نیاز بنویسید و در نهایت چطور یک مرکز تلفن ویپ را انتخاب کنید.

شرح نیازتان را برای خرید مرکز تلفن ویپ بنویسید

پیش از هر اقدامی باید بدانید که دقیقا چه چیزی می‌خواهید؟ چرا به دنبال خرید مرکز تماس هستید و چرا به آن نیاز دارید؟ یک اتاق فکر تشکیل دهید و نیازهایتان را روی کاغذ بیاورید و در مورد هر کدام صحبت کنید. خروجی این جلسه باید اطلاعاتی به عنوان «شرح نیاز» باشد. این شرح نیاز علاوه بر اینکه به خودتان کمک می‌کند که بدانید به دنبال چه چیزی هستید، همچنین به شرکت ارائه‌دهنده خدمات VoIP نیز کمک می‌کند مشاوره دقیق و هدفمندتری را بدهد.

نرم افزارهای مدیریت تماس مبتنی بر ویپ هر کدام ویژگی‌های گوناگونی دارند که ممکن است به درد کسب‌و‌کار شما نخورد، زمانی که بدانید چه چیزی می‌خواهید به راحتی می‌توانید بر اساس نیازتان تصمیم بگیرید. فرض کنید سانترال ویپ شرکت X ده ویژگی با قیمت 1 میلیون تومان و سانترال ویپ شرکت Y  با قیمت 500 هزار تومان پنج ویژگی دارد و شما نیاز به پنج ویژگیِ بیشترِ شرکت X ندارید. بنابراین وقتی بدانید که چه چیزی می‌خواهید، هر دو سرویس را ارزیابی و بر اساس نیاز خود انتخاب بهتری می‌کنید که در نهایت منجر به کاهش هزینه‌های راه‌اندازی ویپ می‌شود. در اتاق فکر برای تدوین شرح نیاز می‌توانید چنین سوالاتی را مطرح کنید:

1. چرا به سرویس مدیریت تماس نیاز داریم؟
2. چه انتظاراتی از مرکز تلفن ویپ داریم؟
3. به کدام ویژگی‌های پایه‌ای مثل تلفن گویا، صف تماس، ضبط مکالمه، صندوق صوتی و … بیشتر نیاز داریم؟
4. چه نوع گزارشاتی از سیستم می‌خواهیم؟
5. آیا اپراتورها نیاز به دسترسی به پنل دارند؟
6. ارتباط کارکنان شرکت با مشتریان چگونه است و از چه طریقی است؟
7. آیا نیروهای دورکار نیاز به ارتباط با خط تلفن شرکت دارند؟
8. آیا نیاز است که به برخی از کارکنان ارتباط روی موبایل بدهیم؟
9. آیا لزومی دارد که سانترال ویپ را به CRM وصل کنیم؟
10. در حال حاضر چند اپراتور داریم و در دو سال آینده ممکن است به چند نفر برسند؟
11. آیا نیازی به ویژگی‌های پیشرفته مثل تماسگیر خودکار، نظرسنجی تلفنی، نوبت‌دهی خودکار و … داریم؟

می‌توانید در اتاق فکر با پنج چرا شروع کنید.

«ساکیشی تویودا» بنیان‌گذار شرکت تویوتا یک اصل ساده برای ریشه‌یابی علت در مسائل دارد و آن «پنج چرا» است. تکنیک 5 چرا به شما کمک می‌کند تا به ریشه مسائل برسید. به این مسئله توجه کنید:

صورت مسئله: به مرکز تلفن ویپ نیاز داریم

1. چرا؟ چون می‌خواهیم تماس‌های شرکت را مدیریت کنیم
2. چرا؟ چون نمی‌دانیم کارکنان چطور با مشتریان صحبت می‌کنند و آمار تماس چقدر است و بیشترین تماس برای چیست.
3. چرا؟ چون می‌خواهیم ارتباط بهتری با مشتریان برقرار کنیم.
4. چرا؟چون می‌خواهیم مشتریانی راضی و وفادار داشته باشیم.
5. چرا؟ چون می‌خواهیم فروشمان را افزایش دهیم.

بعد از اینکه به چرایی نیازتان رسیدید و فهمیدید چه چیزی می‌خواهید، وضعیت فعلی موارد مربوط به خرید مرکز تلفن ویپ را یادداشت کنید.

یادداشت وضعیت شبکه، تعداد و نوع خطوط تلفن

سرویس مدیریت تماس بر روی شبکه‌ داخلی شرکت پیاده‌سازی می‌شود؛ بنابراین بسیار مهم است که از وضعیت شبکه خود با خبر باشید؛ زیرا این موضوع باعث می‌شود که بدانید به چه تجهیزاتی نیاز دارید. تجهیزات شبکه شامل سرور، سوییچ، مودم، روتر و … است. “برای تمام تجهیزات و کامپیوترهای موجود یک لیست تهیه کنید.” اگر در شرکت سرور دارید، بهتر است مشخصات کامل آن را به همراه سرویس‌هایی که روی آن نصب است بدانید. اگر تصمیم به خرید مرکز تلفن ویپ نرم افزاری داشته باشید این ارزیابی به شما کمک می‌کند که برای نصب نرم افزار روی این سرور یا سرور جداگانه تصمیم بگیرید.

تعداد و نوع خطوط تلفن و تعداد داخلی‌های مورد نیاز از دیگر مواردی است که باید در لیست شرح نیاز پیش از انتخاب و خرید مرکز تلفن ویپ بدانید و یادداشت کنید. برای اینکه به نتیجه بهتری برسید پاسخ سوالات زیر را برای خودتان یادداشت کنید.

1. آیا سرور دارید؟ (مدل، مشخصات، سرویس‌هایی که بر روی آن نصب است)
2. آیا سوییچ شبکه دارید؟ (مدل، مشخصات و تعداد پورت‌های خالی)
3. آیا روتر و فایروال دارید؟ (مدل و مشخصات)
4. اینترنت خود را از کجا، چگونه و با چه پهنای باندی دریافت کرده‌اید؟
5. ارتباط سیستم‌های داخل شبکه باسیم یا بی‌سیم است؟
6. چند خط تلفن دارید و از چه نوعی هستند؟ (ایوان، سیپ‌ترانک یا آنالوگ)
7. اگر خط تلفن‌تان ایوان است، آیا مودم دارید؟ خط تلفن فعال است؟
8. اگر خط تلفن‌تان سیپ‌ترانک است، از کجا تهیه کرده‌اید و چه تجهیزاتی دارید؟ به عنوان مثال اگر از شرکت‌هایی مثل آسیاتک، شاتل و … گرفته باشید نیاز به یک روتر یا رادیو برای دریافت خط تلفن دارید.
9. دسترسی به خطوط تلفن چگونه است؟ مثلا اگر خط تلفن ایوان یا آنالوگ باشد، آیا در اتاق سرور در دسترس است؟

دانستن این اطلاعات به شما کمک می‌کند که انتخاب بهتری برای خرید مرکز تلفن ویپ داشته باشید. به عنوان مثال وقتی ندانید چه نوع و چه تعداد خط تلفن دارید مسلما نمی‌توانید یک مرکز تلفن ویپ انتخاب کنید. ممکن است در زمان خرید سیستم تلفنی نرم افزاری این موضوع اهمیت نداشته باشد، اما اگر بخواهید یک سیستم تلفن ویپ سخت‌افزاری انتخاب کنید این موضوع تاثیر مستقیم در انتخاب شما دارد.

مرکز تلفن نرم افزاری یا سخت افزاری؟

حالا که تمام پیش‌نیازهای خرید مرکز تلفن ویپ را می‌دانید و آماده خرید هستید، وقت انتخاب است. مرکز تلفن ویپ نرم افزاری یا سخت افزاری؟ کدام بهتر است؟

این دو هیچ برتری نسبت به یکدیگر ندارند، اما باید در جای درست و برحسب نیاز انتخاب و استفاده شوند. مرکز تلفن ویپ سخت افزاری نیازی به سرور و مبدل برای ارتباط خط تلفن ندارد. معمولا برای تعداد مشخصی داخلی و امکانات طراحی شده است و امکان ارتقا ندارد. اگر سرویسی مثل نرم افزار CRM داشته باشید برقراری ارتباط دشوار است و امکان شخصی‌سازی معمولا وجود ندارد.

اما مرکز تلفن ویپ نرم افزاری برای نصب نیاز به سرور مجازی یا فیزیکی دارد، معمولا محدودیتی در امکانات و ارتباط با سایر سرویس‌های درون‌شبکه‌ای ندارد، به راحتی شخصی‌سازی می‌شود و برای ارتباط با خط تلفن نیازمند تجهیزات سخت افزاری است.

همانطور که پیش‌تر گفته شد، انتخاب شما باید بر اساس نیازتان باشد. سرویسی که امکانات بیشتر داشته باشد اما به درد کسب‌و‌کار شما نخورد چیزی جز هزینه اضافی برایتان ندارد. بنابراین برای خرید سانترال ویپ نرم افزاری یا سخت افزاری به شرح نیاز و مشاوره شرکت ارائه‌دهنده خدمات ویپ توجه کنید و انتخابی آگاهانه داشته باشید.

مرکز تلفن ابری، نسل جدید سرویس‌های مدیریت تماس

در سال‌های اخیر کلمه «ابر» را در کنار سرویس‌های تحت‌شبکه زیاد شنیده‌ایم. CRM ابری، سرور ابری، نرم افزار حسابداری ابری، مرکز تلفن ابری و … این نوع خدمات بر پایه SaaS است. یعنی چه؟ شما به‌جای خرید کامل یک نرم افزار، صرفا به ازای پرداخت حق اشتراک از همان خدمات بدون خرید هیچ سخت افزاری استفاده می‌کنید. در این روش تمام اطلاعات مشتریانتان در دسترس شرکت میزبان خواهد بود.

روش جذابی برای استفاده از خدمات است و به کاهش هزینه‌های یک شرکت‌ کمک بزرگی می‌کند؛ اما با توجه به پایداری و میزان پهنای باند اینترنت در ایران، گزینه مناسبی برای کسب‌و‌کارهای متوسط تا بزرگ نیست. اگر کسب‌و‌کاری کوچک، مثلا با 10 پرسنل دارید، این راهکار می‌تواند برایتان مناسب باشد. لازم به ذکر است که در این روش برای ارتباط با سایر سرویس‌های درون شرکت یا خطوط تلفن آزادی عمل نخواهید داشت.

جمع‌بندی نکات مهم در خرید مرکز تلفن ویپ

پیش از هر چیز باید بدانید که چرا به خرید سانترال ویپ نیاز دارید و نیازهایتان دقیقا چیست؟ یک جلسه با اعضای کلیدی شرکت برای بررسی نیازهایتان تشکیل دهید و خروجی جلسه را به عنوان «شرح نیاز خرید مرکز تماس» یادداشت کنید. مشخص کردن بودجه، بررسی فضای کافی برای استقرار تجهیزات، بررسی وضعیت شبکه داخلی، نوع و تعداد خطوط تلفن و داخلی‌های مورد نیاز دیگر مواردی است که باید در شرح نیازتان یادداشت کنید. این اطلاعات به شما کمک می‌کند تا در زمان انتخاب یا خرید مرکز تماس آگاهانه رفتار کنید و شرکت ارائه‌دهنده خدمات ویپ نیز با در دست داشتن اطلاعات بیشتر،مشاوره‌ای بهتر خواهند داد.

با داشتن این اطلاعات می‌توانید از میان مرکز تلفن نرم افزاری، سخت افزاری و ابری انتخاب بهتری داشته باشید. مهم‌ترین نکته این است: «بدانید که چه می‌خواهید؟»

طبیعی است که برای خرید مرکز تلفن ویپ اشراف کامل به تمام امکانات را نداشته باشید، حتی ممکن است نیازی در شرکت‌تان باشد اما خودتان متوجه آن نشده باشید. در این مرحله یک مشاور راهکارهای ویپ می‌تواند آن پیچش مویی که شما نمی‌بینید را ببیند و پیشنهاداتی بدهد که حتی به فکرتان خطور نکرده باشد. در این مقاله سرنخ‌هایی برای انتخاب و خرید سانترال ویپ یا به عبارتی خرید مرکز تماس، داده شد تا جرقه‌هایی در ذهنتان ایجاد شود. بقیه مسیر را باید به یک مشاور بسپارید تا بتوانید بهترین سرویس را متناسب با نیازهایتان تهیه کنید.

ما مشتاقانه آماده ارائه مشاوره رایگان به شما هستیم. برای شروع می‌توانید فرم زیر را پر کنید یا با شماره 02171333110 تماس بگیرید.