تماس با تیم مشاوره : 02191022290

ماژول نوبت دهی تلفنی

یکی از دغدغه های مهم و اساسی مراکز خدماتی که به نوبت دهی تلفنی نیازمند هستند، جلوگیری از خطای انسانی اپراتور ها و هزینه های بالای نیروی کار و محدودیت نوبت دهی به ساعات اداری می باشد. با استفاده از این ماژول علاوه بر صرفه جویی در زمان، امکان مدیریت و گزارش گیری دقیق اطلاعات به صورت کاملا هوشمند وجود دارد. از جمله موارد استفاده از این ماژول می توان به مراکز درمانی ، آرایشگاه ها ، آموزشگاه ها و مراکزتعمیر و گارانتی اشاره کرد.

این ماژول از بخش های زیر تشکیل شده است:

  1. تعریف و مدیریت بخش ها
  2. کارشناسان
  3. نوبت کارشناسان
  4. نوبت های اخذ شده
  5. نوبت دهی دستی

بخش ها :

در این قسمت بخش های مختلف مرکز یا سازمان را تعریف میکنیم. یک بخش شامل نام ، تعریف عدد بر روی منوی ورودی و آپلود فایل صوتی میباشد. منوی ورودی سیستم نوبت دهی بر اساس فایل صوتی بخش مربوطه و اولویت صعودی اعداد وارد شده به صورت داینامیک ساخته می شود. به عنوان مثال اگر تصور کنیم این سیستم در یک کلینیک پزشکی راه اندازی شده باشد و این کلینیک شامل بخش های قلب و عروق (که برای آن عدد 1 در نظر گرفته شده) ، زنان و زایمان (که برای آن عدد 2 در نظر گرفته شده)  ، مغز و اعصاب (که برای آن عدد 3 در نظر گرفته شده)  ، پوست و مو (که برای آن عدد 4 در نظر گرفته شده)  و پیکره تراشی و جراحی زیبایی (که برای آن عدد 5 در نظر گرفته شده)  باشد و برای هر بخش فایل صوتی متناظر با نام بخش آپلود شده باشد منوی ورودی به این صورت توسط سیستم خوانده می شود:

قلب و عروق عدد 1 ، زنان و زایمان عدد 2 ، مغز و اعصاب عدد 3 ، پوست و مو عدد 4 و پیکره تراشی و جراحی زیبایی عدد 5

با فشردن هر کدام از اعداد فوق ، ادامه مراحل بر اساس کارشناسان و زمانبندی کارشناسان آن بخش ادامه پیدا می کند.

نکته دیگری وجود دارد که ممکن است آن سازمان شامل بخش های متفاوت نباشد و تنها از یک بخش تشکیل شده باشد و این مرحله را نیاز نداشته باشند در این صورت سیستم نوبت دهی به صورت مستقیم به منوی کارشناسان مراجعه کرده و از این مرحله عبور می کند.

همیچنین امکان خروجی اطلاعات با فرمت اکسل نیز وجود دارد.

کارشناسان

جهت تعریف کارشناس بخش های مختلف از این قسمت استفاده میگردد. برروی دکمه ساخت کارشناس کلیک کرده و پارامتر های مورد نظر را تکمیل مینماییم. پس از ساخت یک کارشناس میتوان اطلاعات آنرا ویرایش و یا حذف نمود. در مرحله قبل نحوه ایجاد منوی صوتی بخش ها را توضیح دادیم. این قسمت نیز بسیار مشابه مرحله قبل بوده ، با این تفاوت که کارشناسان تعریف شده به یک بخش متعلق می باشند. در مرحله قبل ( مرحله انتخاب بخش ها )، یک بخش توسط تماس گیرنده انتخاب شده است و در ادامه منوی صوتی جدید از کارشناسان آن بخش ایجاد میگردد. به عنوان مثال تصور میکنیم تماس گیرنده بخش قلب و عروق را انتخاب کرده است، منوی صوتی کارشناسان به صورت زیر خوانده خواهد شد :

خانم دکتر نسترن منفرد عدد 1 ، آقای دکتر اشکان بهرامی عدد 2 و آقای دکتر دانیال خدایاری عدد 3

پس از انتخاب کارشناس مربوطه مراحل بعد با توجه به زمان های کاری ایشان و تعداد نوبت ها ادامه پیدا می کند.

نوبت کارشناسان

جهت ساخت نوبت برای کارشناس از این بخش استفاده میگردد. اطلاعات وارد شده شامل نام کارشناس-بخش، شیفت زمانی ، تعیین روز ، بازه زمانی و تعداد نوبت میباشد.

نوبت های اخذ شده

لیست نوبت های تخصیص داده شده به هر کارشناس در این قسمت قابل پیگیری میباشد. در بخش جستجوی پیشرفته میتوان توسط پارامترهای مختلفی همچون بازه زمانی، نام کارشناس، شماره پیگیری، اطلاعات مورد نظر را فراخوانی نمود.

نوبت دهی دستی

علاوه بر نوبت دهی از طریق سیستم تلفنی امکان رزور نوبت از طریق پنل تحت وب نیز فراهم شده است. بدین صورت که ابتدا در بخش جستجوی پیشرفته نام کارشناس را انتخاب نموده و پس از تعیین پارامتر شیفت اداری ، لیست نوبت های باقی مانده را بررسی میکنیم.

سپس در جدول با توجه به ساعت مورد نظربرروی دکمه رزرو کلیک کرده و شماره تماس فرد مراجعه کننده را وارد مینماییم. پس از وارد کردن شماره تماس مخاطب یک پیامک شامل اطلاعات نوبت اخذ شده به فرد مورد نظر ارسال میگردد.