تماس با تیم مشاوره : 02191022290

ماژول تماسگیر خودکار

امروزه اکثر سازمان ها و ادارات جهت اطلاع رسانی و همچنین معرفی کار و محصول خود به مشتریان ، نیازمند برقراری تماس با آنها و بیان برخی اطلاعات مربوطه می باشند . چنانچه این امر به شیوه سنتی صورت پذیرد نیازمند نیروی انسانی و هزینه های مربوط به آن و همچنین عدم گزارش گیری دقیق از کار ، خطای انسانی و زمان بسیار زیاد جهت گرفتن شماره ها می باشد.  این امر با نرم افزار تماس گیر خودکار سیتاک که به صورت کاملا ماژولار طراحی شده و قابل برنامه ریزی مناسب با کسب و کار شما نیز می باشد بسیار ساده و کارا شده است.

سیستم تماس گیر خودکار سیتاک مناسب چه کسب و کارهایی است ؟

از این ماژول می توان در مواردی همچون بازاریابی، فروش، تبلیغات و اطلاع رسانی در مشاغلی مانند بیمه ها، ادارات دارای قبوض خدماتی (مانند آب، برق، گاز، تلفن)، بانک ها ، استارتاپ ها ، شرکت های سرمایه گزاری، آژانس های هواپیمایی، شرکت های خدمات دهنده اینترنت، موسسه های آموزشی، شرکت های تبلیغاتی و … استفاده کرد.

در این ماژول سعی بر آن بوده است تا کوچکترین نیاز شرکت ها مورد بررسی قرار گیرد و سطوح دسترسی مختلف در آن دیده شود. هر گروه تماسگیری که ایجاد می شود قابلیت این را دارد که تحت کنترل یک یا چند کاربر باشد.

برخی کاربردهای ماژول تماسگیر خودکار سیتاک

  • ارسال هرگونه پيام دلخواه در قالب اطلاع رساني (محصولات و خدمات جدید، اعلان ها و …)
  • ارسال پیامهای گوناگون تبلیغاتی و دریافت عدد از مشتری جهت فروش محصول
  • اعلام بدهی و معوقات بانکی
  • اعلام و تنظیم قرار ملاقات و جلسات و دریافت تایید از مخاطبین با زدن کلید خاص
  • امور عمومی همچون درخواست شرکت در انتخابات
  • نظر سنجی تلفنی
  • بازاریابی تلفنی
  • ارسال پيام دعوت
  • برقراری تماس جهت تایید اطلاعات مشتریان
  • یادآوری موضوعات مهم
  • اعلام تبريک و تسليت
  • اعلام خدمات جدید شرکت
  • اعلام پيام صوتي دلخواه به مخاطبين به صورت گروهي
  • برقراري تماس تلفني خودکار با مخاطبین و اتصال سریع آن به اپراتور بدون نیاز به شماره گیری دستی

مراحل کار با پنل تماس گیر خودکار سیتاک:

  1. اولین مرحله، ساخت ترانک برای تماس خروجی جهت استفاده در گروه تماسگیر است. عنوان ترانک ، نوع پروتکل ارتباطی (sip , dahdi , iax2) ، تاخیر بین تماس های همزمان بر روی ترانک و شماره خروجی از سیستم ( در صورت امکان پذیر بودن تغییر شماره خروجی از سمت سرویس دهنده خطوط ) در این قسمت وارد می شود.

دلیل وجود تاخیر بین تماس اینست که برخی از سرویس دهندگان sip trunk برای دریافت تماس همزمان بالا دچار مشکل می شوند و نیاز دارند تا بین تماس های ارسالی از سرور سیتاک به سمت آنها وقفه ای کوتاه وجود داشته باشد.

  • دومین مرحله ساخت گروه تماس گیر است. که شامل موارد زیر می باشد:
  • گروه : نام گروه تماسگیر
  • تعداد تکرار فایل صوتی برای مشترک بدین معناست که فایل صوتی آپلود شده در گروه تماسگیر چند مرتبه برای مخاطب پخش گردد. اگر فایل صوتی آپلود نگردد و مستقیم تماس به اپراتور متصل شود این مقدار را با عدد 1 پر می کنیم.
  • رقم اضافه شونده به شماره ها : چنانچه شما نیاز  داشتید به شماره های تماس وارد شده، رقم یا ارقامی اضافه گردد می توانید از این گزینه استفاده نمایید. به عنوان مثال اگر شماره های وارد شده در اکسل با فرمت 912******* وارد شوند، اضافه کردن 0 در این قسمت ضروری است.
  • ترانک خروجی: انتخاب یکی از ترانک های ساخته شده در قسمت ترانک ها جهت برقراری تماس
  • آپلود فایل صوتی : در این قسمت فایل صوتی مورد نظر که با پسوند wav و مشخصات 8000 هرتز ، 16 بیت و mono آماده شده است را آپلود می نماییم.
  • آپلود فایل csv شماره تماس ها : در قسمت دانلود فایل csv نمونه فایل مورد نظر را دانلود نموده و شماره های مخاطبین را اضافه و سپس آنرا آپلود می کنید. نکته ای که وجود دارد اینست که برای هر مشتری میتوان 3 شماره تماس وارد کرد و سیستم به ترتیب با شماره های مختلف ایشان تماس میگیرد و اگر مشتری یکی از شماره ها را پاسخ داد، سیستم تماس ایشان را پاسخ داده شده تلقی کرده و دیگر با شماره های دیگر تماس نخواهد گرفت.
  • مقاصد تماس: پس از برقراری ارتباط سیستم تلفنی با مخاطب و پس از پاسخگویی ایشان و پخش فایل صوتی این امکان وجود دارد که سیستم از مخاطب شماره ای دریافت کرده و ایشان را به مقصدی خاص مانند شماره داخلی، صف ، نظرسنجی، انتقادات و پیشنهادات و … هدایت کند. (به عنوان مثال در گروه ساخته شده در شکل فوق، مشترک پس از وارد کردن کلید 1 به داخلی 100 وصل می شود.)

این اعداد می توانند یک یا چند رقمی باشد و همچنین فعال یا غیرفعال کردن این اعداد در پنل میسر می باشد. نکته قابل توجه این قسمت استفاده از عبارت t  در فیلد عدد  می باشد و کاربرد آن این است که اگر مخاطب تا پایان پخش فایل صوتی ، صدای مورد نظر را گوش داد و عددی وارد نکرد به این مقصد متصل گردد.

به عنوان مثال فایل صوتی اعلام می کند که پشتیبانی شما به اتمام رسیده است ، در صورت تمایل منتظر بمانید تا به اپراتور متصل شوید و ما در اینجا عدد را برابر عبارتt  قرار داده و مقصد هم شماره صف فروش میگذاریم (مثلا عدد 1001) و context را با عبارت from-internal پر میکنیم. بدین صورت پس از شنیدن کامل فایل صوتی توسط مخاطب، ارتباط با بخش فروش برقرار میگردد.

یکی دیگر از کاربردهای عبارت t این است که شما نمی خواهید فایل صوتی برای مخاطب پخش گردد و پس از پاسخ دادن به تماس ، مستقیما به داخلی های مجموعه متصل گردد. برای اجرای چنین فرایندی فایل صوتی آپلود نکرده و تعداد تکرار فایل صوتی را 1 قرار داده و عدد را t و مقصد را با شماره داخلی یا صف مورد نظر و context را با عبارت from-internal  تکمیل می نماییم.

نمونه تصویرگروه تماسگیر بعد از ایجاد به صورت زیر می باشد :

  • تعریف برنامه زمانی برای گروه تماس گیر ساخته شده در مرحله ی قبل که شامل موارد زیر می باشد:
  • عنوان : نامی دلخواه برای برنامه تماس
  • تاریخ شروع و پایان : برنامه شروع تماس (در صورت فعال بودن و عدم توقف) از تاریخ شروع کار خود را آغاز کرده و در تاریخ پایان کار خود را به اتمام میرساند.
  • ساعت شروع و پایان : در بازه تاریخ انتخاب شده، برنامه شروع تماس همه روزه از ساعت شروع کار خود را آغاز کرده و در ساعت پایان متوقف می شود.  این روال تا آخرین تاریخ مشخص شده ادامه پیدا می کند.
  • ضبط مکالمه : قابلیت ضبط مکالمه فارغ از اینکه سیستم تلفنی شما مکالمه را ضبط می کند یا خیر ، کل تماس را از ابتدا تا انتها ضبط کرده و فایل ضبط شده در گزارشات تماسگیر خودکار قابل دسترس می باشد.
  • وضعیت (فعال و غیر فعال): در صورتی که وضعیت برنامه شروع تماس را غیر فعال کنیم، سیستم تماسگیر به کار خود پایان داده و تاریخچه کل تماس های گرفته شده از برنامه شروع تماس پاک می شود ولی گزارشات آن در قسمت گزارشات ثبت شده است و اگر مجدد این برنامه شروع تماس را فعال کنیم از ابتدا با کلیه مخاطبین تماس خواهد گرفت.
  • ü       وضعیت توقف : در صورتی که برنامه شروع تماس را در هر لحظه متوقف کنید تماس ها متوقف می شوند واگر مجدد فعال نمایید تماس ها از همان جایی که متوقف شده اند مجدد فعال می شوند. این قابلیت همانpause می باشد.
  • گروه تماسگیر: گروه تماسگیری که در مرحله قبل ایجاد کردیم را انتخاب کرده تا طبق برنامه شروع تماس با مخاطبان آن تماس گرفته شود.
  • تعداد تلاش ها : در صورت عدم پاسخگویی مخاطب ، سیستم چند بار با ایشان تماس برقرار نماید. اگر در قسمت گروه تماسگیر برای هر مشترک بیش از یک شماره وارد کرده باشید، سیستم با همه شماره ها با همین تعداد تلاش تماس گرفته و اگر یکی از شماره ها پاسخگو بود دیگر با مابقی آنها تماس نخواهد گرفت.
  • فاصله بین تلاش ها: می توانید مشخص نمایید که در صورت عدم پاسخگویی مخاطب و داشتن تعداد تلاش های بیش از یک بار، سیستم چند دقیقه بعد مجددا با مشتری تماس برقرار نماید.
  • بیشترین تعداد تماس همزمان: در اینجا شما مشخص می کنید که چند تماس همزمان از این برنامه شروع تماس گرفته شود ولی باید دقت کنید که ترانک استفاده شده در برنامه شروع تماس ظرفیت خطوط لازم جهت این کار را داشته باشد. نکته دیگری که این قسمت را تحت تاثیر قرار میدهد فیلد “تماس همزمان تابع صف” می باشد که در آیتم بعد آنرا توضیح میدهیم.
  • تماس همزمان تابع صف : اگر در این قسمت شما صف انتظاری را انتخاب نمایید، تا زمانی که در صف مورد نظر اپراتور آماده به کار وجود نداشته باشد سیستم شروع به تماس گرفتن با مشتریان گروه تماسگیر نخواهد کرد.

تصور کنید شما صف فروش را انتخاب کرده اید و هم اکنون یک اپراتور آزاد در این صف وجود دارد و شما عبارت بیشترین تعداد تماس همزان را روی عدد 10 قرار داده اید، با وجود این شرایط سیستم تنها یک تماس همزمان خواهد گرفت و اگر شما ظرفیت اپراتور های آزاد صف خود را به 20 نفر افزایش دهید سیستم همان 10 تماس همزمان را برقرار خواهد کرد.

چنانچه در صف انتظارهیچ اپراتوری وجود نداشته باشد سیستم هیچ تماسی را برقرار نمیکند. برخی از مشتریان سیتاک از این قابلیت استفاده کرده و زمان شروع و پایان برنامه تماسگیر را 10 سال از ساعت 00:00 تا 23:59 قرار میدهند و زمان تماس با مشتری را با لاگین کردن اپراتور آزاد به صف مدیریت می کنند.

پس از ساخت برنامه شروع تماس شما می توانید آن برنامه را ویرایش یا حذف کرده و یا به صورت آنلاین وضعیت تماس های در حال پردازش و همچنین تماس هایی که هنوز گرفته نشده و یا منتظر دفعات تلاش بعدی می باشند را مشاهده نمایید.

یکی دیگر از قابلیت های جزییات بیشتر برنامه شروع تماس ، مشاهده تماس ها به صورت آنلاین می باشد که شما میتوانید مشاهده کنید که سیستم با چه شماره هایی در حال تماس است و کدام شماره ها پاسخ داده اند و در حال مکالمه هستند و کدام شماره ها پاسخ نداده اند و سیستم در چندمین تلاش خود قرار دارد و شماره هایی که تلاش هایشان به اتمام برسد و یا پاسخ دهند و مکالمه شان پایان یابد از این لیست حذف خواهند شد. شما می توانید در حین تماس حتی برخی از شماره ها را غیر فعال نمایید تا سیستم با آنها تماس نگیرد.

در تصویر زیر تماس های آنلاین برنامه شروع تماس را مشاهده می کنید .

گزارشات

در این قسمت لیست کلیه تماس ها و جزئیات آن به همراه فایل های صوتی ضبط شده (در صورت ضبط مکالمات در برنامه شروع تماس) قابل مشاهده است. همچنین خروجی اکسل از گزارشات قابل دریافت می باشد. اگر بر روی گزینه جستجوی پیشرفته کلیک کنید می توانید بر اساس فیلتر های گوناگون از جمله تاریخ و ساعت تماس ، شماره تماس مخاطب ، گروه تماس گیر و …. فیلتر های لازم را انجام دهید.

نمودارها

نمودارها ، این امکان را به شما میدهندکه عملکرد گروه تماسگیر خود را مشاهده کرده و وضعیت آنرا نسبت به هدف نهایی تان پایش کنید. در این قسمت سعی بر آن شده تا با نمودار های مقایسه ای اطلاعات کاملی را از تحلیل پاسخگویی ، درصد تماس های موفق و تعداد تلاش ها در اختیار کاربر قرار دهیم. قابل ذکر است که حاشیه نگاری و خروجی گرفتن با انواع فرمت ها در کلیه نمودارها امکان پذیر می باشد. در ادامه به بررسی نمودار های این ماژول می پردازیم :

  • نمودار تعداد تماس های موفق در یک بازه زمانی: با مشخص کردن بازه زمانی یک ماهه و انتخاب گروه تماسگیر ، تعداد کل تماس ها و همچنین تماس های پاسخ داده شده و بی پاسخ در روز های مختلف ماه نمایش داده می شود.
  • نمودار وضعیت پاسخ ها: شامل گزارش درصد و تعداد تماس های پاسخ داده شده و بی پاسخ یک گروه تماسگیر در بازه ی زمانی دلخواه می باشد.
  • نمودار تعداد دفعات تلاش : این نمودار جهت نمایش تعداد دفعات تلاش با انتخاب فیلتر وضعیت تماس (پاسخ داده شده، بی پاسخ، همه) و گروه تماسگیر می باشد. به عنوان مثال اگر وضعیت تماس های پاسخ داده شده گروه تست در بازه زمانی دلخواه انتخاب شود، می توان متوجه شد چه تعدادی از تماس ها در تلاش اول و چه تعدادی در تلاش دوم و … پاسخ داده شده اند.
  • مقایسه تماس ها در یک ماه: در این نمودار می توان تعداد تماس های پاسخ داده شده یا بی پاسخ یک گروه تماس گیر را در روز های مختلف ماه مشاهده و مقایسه کرد.